Un concept de B2B product pentru contabili care verifică facturi și plăți din bancă pentru mai multe firme mici. AI citește și potrivește. Un om aprobă fiecare decizie. Într-o estimare, o lună pentru un client scade de la aproximativ 48 de minute de verificat la aproximativ 5. Procentele sunt estimări pe baza pașilor din flow.
mai puțin timp pe factură externă (4 min la 30 s)
mai puțin timp pe verificarea unei facturi e-Factura (45 s la 5 s)
mai puțin timp pe plată potrivită (25 s la 2 s)
pe lună pentru un client, în loc de ≈48 (estimare)
Ledgerly este un concept de B2B product: un asistent AI care citește facturile și extrasele bancare pentru contabili. AI-ul pregătește munca și găsește cazurile dificile, iar contabilul ia fiecare decizie.
UI/UX Designer, end to end
Concept, B2B product
Desktop web app și mobile
Figma, interactive prototype
AI flows, trust, human decision
Contabilii verifică în fiecare lună aceleași facturi și rânduri din extras, iar cazurile dificile se pierd în grămadă.
AI-ul citește și potrivește documentele, marchează cazurile la care nu e sigur, iar contabilul aprobă în review queue.
Într-o lună de exemplu pentru un client, verificarea scade de la aproximativ 48 de minute la aproximativ 5.
Un contabil care lucrează pentru mai multe firme mici verifică furnizor, număr, dată, sumă, TVA, categorie și plata din bancă, iar și iar. Facturile românești vin structurat prin e-Factura. Facturile străine și cele pe hârtie vin în continuare ca PDF-uri, poze și e-mailuri, iar cineva le scrie de mână.
Extrasul de cont arată restul. O plată fără factură se observă ușor abia la închiderea lunii.
Facturile externe se citesc și se scriu câmp cu câmp. E partea cea mai lentă din lună.
O plată fără factură apare abia când se verifică extrasul de cont.
AI poate citi un document, dar un contabil nu poate semna pentru o presupunere.
Întrebarea de design a fost cât să facă AI-ul și de unde știe omul în ce poate avea încredere. Fiecare ecran răspunde la fel: AI propune, arată sursa și confidence-ul, iar un om acceptă sau corectează. Singurele lucruri pe care AI-ul le face singur sunt în limite puse de un om.
Nimic din ce cere o decizie nu intră în contabilitate până nu acceptă o persoană.
Doisprezece pași pe desktop și zece pe telefon. Fiecare pas arată ce se întâmplă pe ecran și ce problemă rezolvă. Tour-ul avansează singur, sau dai click ca să treci mai departe.
Desktop: contabilul la birou.
Mobile: același flow pe telefon, plus linkul clientului.
Trei roluri folosesc Ledgerly. Contabilul este persona principală și singura susținută de un interviu. Celelalte două sunt assumptions de validat.
Din interviu
Persona principală, lucrează la un singur client o dată
Spus de contabilă
Trimite documentele cerute de contabil
Assumption
Stabilește regulile pentru toată firma
Opt momente din munca contabilului, cum arată fiecare azi și ce schimbă Ledgerly. Ultima coloană arată ce vine din interviu și ce este încă ipoteză.
| Moment | Azi | Cu Ledgerly | Ecran | Sursă |
|---|---|---|---|---|
| 1. Primește documentele | Clienții trimit poze sau hârtii | Un link pe telefon, o poză, fără cont | Client view | Din interviu |
| 2. Introduce factura externă | Scrie fiecare câmp de mână | AI citește fișierul și propune fiecare câmp, cu source line | Invoice detail | Din interviu |
| 3. Verifică ce a citit AI-ul | Nu poate ști ce e de încredere | Certain, Likely sau Unsure pe fiecare câmp, toate editabile | Invoice detail | Assumption |
| 4. AI-ul greșește | Fără plasă de siguranță, rescrie tot | Editezi un câmp, îl aplici facturilor similare, Undo | Correction modal | Assumption |
| 5. Triază ce e nesigur | Verifică totul la fel | O review queue doar cu ce cere o decizie | Review queue | Assumption |
| 6. Potrivește extrasul de cont | Caută din ochi plata fără factură | Un extras pe cont și valută: Matched, Differs, Missing sau Not needed, cu buton de cerere | Bank statement | Din interviu |
| 7. Cere documentul lipsă | Sună sau scrie clientului | Request from client, dintr-un click | Bank statement, Client view | Assumption |
| 8. Stabilește cât face AI-ul singur | Nu există | Threshold, reguli per client și impactul estimat | Settings | Assumption |
Trei roluri, un singur flow. Calea roșie arată ce se întâmplă când AI-ul greșește: contabilul corectează, iar corecția poate fi anulată.
Trimite ce cere contabilul
Pe telefon, fără login
Direct din telefon
Un singur lucru de făcut
Verifică, corectează și decide
e-Factura, e-mail sau poză
Cu sursă și confidence level
Da
Fără verificare
Nu
Doar ce e nesigur
Vede sursa și confidence-ul
Aprobat de un om
sau, dacă AI-ul greșește
Corectează câmpul, pentru cele 4 facturi similare sau doar pentru aceasta
Corecția poate fi anulată
Decide cât face AI-ul singur
De exemplu 95% încredere
Estimat pe date de exemplu
Se aplică fiecărei facturi noi
Nimic din ce cere o decizie nu e postat până nu acceptă o persoană. Fiecare ecran spune asta în subsol.
Fiecare câmp e Certain, Likely sau Unsure, iar source line e evidențiată pe document. Știi ce e sigur și ce trebuie verificat.
Needs review este statusul. Verify VAT este motivul. Vezi ce ai de verificat înainte să deschizi factura.
Câmpurile care cer o decizie sunt sus în card. Cele Certain așteaptă sub un separator.
Când schimbi o categorie, vezi facturile mai vechi pe care le-ar schimba. Le actualizezi pe toate sau doar pe aceasta.
După salvare apare un toast cu Undo, așa că poți încerca o corecție fără teamă.
Documentele lipsă se cer dintr-un click, iar clientul răspunde de pe un link pe telefon.
O lună de exemplu pentru un client: 16 facturi și 40 de plăți în bancă. Sunt estimări, nu măsurători. Vor fi înlocuite cu timpi măsurați la contabili reali.
| Sarcină | Elemente | Manual (s/buc) | Ledgerly (s/buc) | Total manual (s) | Total Ledgerly (s) |
|---|---|---|---|---|---|
| Facturi externe: citit, scris, TVA, categorie, curs valutar | 4 | 240 | 30 | 960 | 120 |
| Facturi e-Factura: verificare față de document | 12 | 45 | 5 | 540 | 60 |
| Plăți potrivite | 37 | 25 | 2 | 925 | 74 |
| Excepții: 2 facturi lipsă, 1 sumă diferită | 3 | 160 | 22 | 480 | 66 |
| Total | 2.905 | 320 |
Manual, tipic
Cu Ledgerly, tipic
Cazul tipic: 2.905 de secunde de mână (aproximativ 48 de minute) față de 320 de secunde cu Ledgerly (aproximativ 5 minute), adică cu aproximativ 89% mai puțin.
Cazul prudent: 1.935 de secunde față de 597, tot cu aproximativ 69% mai puțin. Presupune că omul e mai rapid de mână și mai lent cu Ledgerly.
Timpul se duce pe verificare, nu pe scris. Cele 12 facturi e-Factura și cele 37 de plăți potrivite cer o privire, pentru că vin structurate sau sunt potrivite după sumă și dată.
Ledgerly nu doar sugerează, ci poate și acționa. De aceea designul trebuie să spună ce urmează să facă AI-ul, să arate de unde știe și să lase omul să oprească sau să anuleze. Ecranele de mai jos sunt designuri din proiect, nu rezultate măsurate.
Sarcina are patru părți: ce cere utilizatorul, ce face agentul, unde decide omul și ce rezultat e verificat. Alegerea clientului și a perioadei e un selector, nu text liber, pentru că o greșeală afectează o lună întreagă.
Înainte să schimbe ceva, AI arată ce intenționează, în patru pași, fiecare cu efectul numit: doar citire, propunere, modifică date sau trimite mesaj. Contabilul poate continua, edita sau prelua. Pasul care trimite un mesaj clientului nu poate fi anulat, deci cere mereu confirmare.
Jurnalul spune în limbaj simplu ce s-a schimbat și de ce. Anularea rămâne deschisă 24 de ore; apoi butonul e blocat și spune asta, ca să nu promită ce sistemul nu poate face.
Valoarea e legată de linia din document. Ce a fost citit arată diferit de ce a fost dedus (de exemplu categoria, din facturi anterioare), ca o valoare dedusă să nu pară la fel de sigură.
Ecranul arată ce parte din câmpuri e acceptată fără modificare și ce se corectează cel mai des. Cifrele din imagine sunt date de exemplu, ca să arate designul. Din ele ies decizii: categoria rămâne la „Verifică” până când o regulă are 3 confirmări.
Spune-mi pe scurt ce vrei să construim. Îți răspund cu o estimare de preț și de termen în 48 de ore.
Hai să vorbimcontact@cezar.design
UXFACTS SRL · CUI 51977507 · J2025042846007 · Str. Vasile A. Urechia nr. 23, Iași, județul Iași
